Privacy Policy for the "Funding Application Quiz" Tool
We, SubwAI, s.r.o., ID No: 232 91 851, with our registered office at Jankovcova 1569/2c, Holešovice, 170 00 Prague 7, (hereinafter "we"), value your trust. Therefore, we want to explain to you in a simple and transparent manner how we handle the data you entrust to us through our online tool, the "Funding Application Quiz" (hereinafter the "Tool").
This document applies exclusively to the processing of data within the scope of the Tool. Should we decide to establish a full-fledged client relationship based on your interest, we will provide you in a timely manner with separate and detailed information on the processing of personal data, which will form an integral part of our contractual documentation. This ensures that you will always have accurate and up-to-date information corresponding to the scope of our cooperation.
1. What we do with your data and why
| What we do | What data we need for it | Why we do it |
|---|
| A. Providing the service – finding grants We analyse your project and send you the result by e-mail. | Contact and company data: Name, e-mail, company name, website, country, annual revenue range
Project data: Details about your project, its stage, funding, and its use | To provide you with the free analysis you have requested and to determine if we have a suitable solution for you.
(You may object to this processing.) |
| B. Sending our newsletter We send you news and tips from the world of funding. | Your name and e-mail | Only based on your voluntary consent, which you can withdraw at any time. |
| C. Future tailored offers If a funding opportunity suitable for your project arises in the future, we will let you know. | Your name and e-mail
Key project information | Based on our legitimate interest in offering you relevant services. You may object to this processing. |
2. Further Important Information
2.1. How long do we keep your data?
- For the purposes of providing the service and future offers (purposes A and C), we retain the data for a maximum of 5 years from the date of the form submission.
- For sending the newsletter (purpose B), we process the data until you unsubscribe.
2.2. Who has access to the data?
- Only we and our vetted partners (so-called processors) who assist us with technical operations (e.g., providers of e-mail or cloud services).
- With such partners, we ensure that a Data Processing Agreement is in place, which is a legally binding document that obliges them to protect your data in accordance with the GDPR.
2.3. How does the automated analysis work?
- The project data you submit is not initially read by a human, but by our internal system. It automatically compares it with our database of funding programs to find the best match.
- Based on this "matching," we will either send you an e-mail with the result immediately or contact you later when a call suitable for you becomes available. However, this is still only a recommendation and not a legally binding decision.
2.4. Do we send data outside the European Union?
- We strive to keep data within the EU. However, some of our vetted partners (e.g., global cloud service providers) may have servers elsewhere in the world.
- In such cases, we always ensure that your data is protected according to the strict rules of the GDPR, most often through the use of so-called Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
2.5. Do you have to provide us with the data?
- The provision of data is entirely voluntary.
- However, if you decide not to fill in the data in the form, we cannot perform the automated analysis service for you and send you the result.
3. What are your rights, and what do they mean?
You always have control over your data. Here are your rights explained in simple terms:
- Right of access to data - ask for a copy of everything we have about you.
- Right to rectification of inaccuracies - if you see an error, we will correct it.
- Right to be forgotten (to erasure) - you can request the deletion of your data.
- Right to withdraw consent at any time - if you have agreed to the newsletter, you can change your mind at any time.
- Right to restriction of processing - you can temporarily "freeze" the processing of your data.
- Right to lodge a complaint - if you feel that we are doing something wrong, you can complain to the Office for Personal Data Protection (www.uoou.cz).
- Right to object - Don't like that we might send you a tailored offer in the future (purpose C)? Let us know, and we will stop immediately.
If you wish to exercise any of these rights or have any questions, please write to us at admin@subw.ai.
Effective from: 1st November 2025
Zásady ochrany osobních údajů pro nástroj „Funding Application Quiz"
My, společnost SubwAI, s.r.o., IČO: 232 91 851, se sídlem Jankovcova 1569/2c, Holešovice, 170 00 Praha 7, (dále jen „my"), si vážíme vaší důvěry. Proto vám chceme jednoduše a transparentně vysvětlit, jak nakládáme s údaji, které nám svěříte prostřednictvím našeho online nástroje „Funding Application Quiz" (dále jen „Nástroj").
Tento dokument se vztahuje výhradně na zpracování údajů v rámci Nástroje. Pokud se na základě vašeho zájmu rozhodneme navázat plnohodnotný klientský vztah, poskytneme vám včas samostatnou a detailní informaci o zpracování osobních údajů, která bude nedílnou součástí naší smluvní dokumentace. Tím je zajištěno, že budete mít vždy přesné a aktuální informace odpovídající rozsahu naší spolupráce.
1. Co a proč s vašimi údaji děláme?
| Co děláme? | Jaké k tomu potřebujeme? | Proč to chceme dělat? |
|---|
| A. Poskytnutí služby – vyhledání dotací Zanalyzujeme váš projekt a pošleme vám e-mailem výsledek. | Kontaktní a firemní údaje: Jméno, e-mail, název společnosti, web, země, rozsah ročních příjmů
Projektové údaje: Detaily o vašem projektu, fázi, financování a jeho využití | Abychom vám mohli poskytnout bezplatnou analýzu, o kterou jste si řekli, a zjistili, jestli pro vás máme vhodné řešení. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku. |
| B. Zasílání newsletteru Posíláme vám novinky a tipy ze světa dotací. | Vaše jméno a e-mail | Jen na základě vašeho dobrovolného souhlasu, který můžete kdykoliv odvolat. |
| C. Budoucí nabídky na míru Pokud se v budoucnu objeví dotace vhodná přímo pro váš projekt, dáme vám vědět. | Vaše jméno a e-mail
Klíčové informace o projektu | Na základě našeho oprávněného zájmu nabízet vám relevantní služby. Proti tomu můžete kdykoliv vznést námitku. |
2. Další důležité informace
2.1. Jak dlouho si údaje necháváme?
- Pro účely poskytnutí služby a budoucích nabídek (účely A a C) je uchováváme maximálně 5 let od odeslání dotazníku.
- Pro zasílání newsletteru (účel B) je uchováváme do té doby, než se z odběru odhlásíte.
2.2. Kdo se k údajům dostane?
- Pouze my a naši prověření partneři (tzv. zpracovatelé), kteří nám pomáhají s technickým provozem (např. poskytovatelé e-mailových nebo cloudových služeb).
- S takovými partnery zajišťujeme uzavření Smlouvy o zpracování osobních údajů, která je právně závazným dokumentem a přikazuje jim chránit vaše údaje v souladu s GDPR.
2.3. Jak funguje automatizovaná analýza?
- Vámi zadané údaje o projektu nečte v první fázi člověk, ale náš interní systém. Ten je automaticky porovná s naší databází dotačních programů a hledá nejlepší shodu.
- Na základě tohoto „matchingu" vám buď okamžitě zašleme e-mail s výsledkem, nebo vás budeme kontaktovat později, až se objeví výzva vhodná právě pro vás. Stále se však jedná pouze o doporučení, nikoliv o právně závazné rozhodnutí.
2.4. Posíláme údaje mimo Evropskou unii?
- Snažíme se data držet v EU. Někteří naši prověření partneři (např. globální poskytovatelé cloudových služeb) však mohou mít servery i jinde ve světě. V takovém případě vždy zajišťujeme, aby byly vaše údaje chráněny podle přísných pravidel GDPR, nejčastěji pomocí tzv. standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.
2.5. Musíte nám údaje poskytnout?
- Poskytnutí údajů je zcela dobrovolné.
- Pokud se však rozhodnete údaje ve formuláři nevyplnit, nemůžeme pro vás službu automatizované analýzy provést a zaslat vám výsledek.
3. Jaká máte práva a co to znamená?
Vždy máte kontrolu nad svými údaji. Zde jsou vaše práva vysvětlená lidsky:
- Právo na přístup k údajům - řekněte si o kopii všeho, co o vás máme.
- Právo na opravu nepřesností - pokud uvidíte chybu, opravíme ji.
- Právo být zapomenut (na výmaz) - můžete požádat o smazání svých údajů.
- Právo kdykoliv odvolat souhlas - pokud jste souhlasili s newsletterem, můžete si to kdykoliv rozmyslet.
- Právo na omezení zpracování - můžete dočasně „zmrazit" zpracování svých údajů.
- Právo podat stížnost - pokud máte pocit, že něco děláme špatně, můžete si stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
- Právo vznést námitku - nelíbí se vám, že můžeme v budoucnu poslat nabídku na míru (účel C)? Dejte nám vědět a my s tím okamžitě přestaneme.
Pokud chcete některé z těchto práv využít nebo se na cokoliv zeptat, napište nám na info@subw.ai.
Platnost a účinnost od: 1. listopadu 2025